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¿Cómo decidir externalizar un servicio?

 Xisco Martínez

La externalización de servicios es una alternativa estratégica que cada vez es más utilizada, independientemente del tamaño de la empresa y de las actividades que desarrolla. De alguna forma, podríamos afirmar que está de moda, aun cuando su uso recurrente, más que a la moda, responde a los resultados que suelen alcanzarse, tanto en términos de eficacia como de eficiencia.

No todas las empresas ni todos los profesionales son pro externalización. De hecho, podemos encontrar auténticos detractores de esta fórmula de gestión empresarial, a la vez que verdaderos apóstoles de las bondades del outsourcing.

Como en la práctica totalidad de las decisiones empresariales, optar por externalizar determinados servicios requiere de un análisis, sencillo pero riguroso, que nos ayude a determinar su oportunidad o no, pues no se trata de una cuestión de opinión o gustos, sino de aquello que, desde un punto de vista objetivo, es mejor para alcanzar las metas de la organización.

La externalización de servicios proporciona, potencialmente, considerables ventajas, más allá de la considerada como principal, es decir, permitir a la organización centrarse en sus competencias centrales, aquellas que realmente aportan valor añadido a sus clientes. Hay muchas razones para externalizar servicios, ya sean de carácter financiero (convertir costes fijos en variables, mejorar el rendimiento de los activos, reducir costes de estructura,…), organizacional (aumentar la flexibilidad, ganar agilidad en la respuesta a los requerimientos del cliente,…) o de mejora (obtener experiencia y conocimiento externos, acortar tiempos de ciclo, mejorar la calidad y productividad,…). Pero tal y como he dicho, son potenciales. No en todas las situaciones, no con todos los partners, pueden conseguirse. La cuestión capital es responder a la pregunta ¿cuándo es adecuado externalizar?.

Y la respuesta es algo más sofisticada que la típica respuesta de no perder el control directo de aquellas actividades que son las competencias básicas de la empresa. El marco en que se deben estructurar las bases para esa decisión pasan, básicamente, por tres aspectos clave: la coordinación necesaria, el control estratégico y la propiedad intelectual.

Aquellas actividades cuya coordinación sea sencilla son fáciles de externalizar. Si la comunicación requerida entre cliente-proveedor no necesita de muchos intercambios ni de precisiones muy detalladas, si la actividad desarrollada por el proveedor tiene un fácil encaje en los procesos operativos del cliente, si se trata de una actividad fácilmente estandarizable y comprensible, entonces la subcontratación es, sin lugar a dudas, una buena opción.

El grado de control estratégico sobre la actividad es otra de las cuestiones a tener en cuenta, es decir, en qué medida podríamos gestionar sin grandes costes una eventual ruptura de relaciones comerciales con nuestro proveedor. Pérdida de conocimiento estratégico o no disponibilidad en el corto/medio plazo de equipos e infraestructuras necesarias para el desarrollo de la actividad, son buenas razones para cuestionar una decisión de externalización de servicios.

Por último, la potencial pérdida de la propiedad intelectual de la actividad es un elemento a no menospreciar. Han sido muchas las empresas que, no percatándose de este riesgo potencial o no asignándole el valor que realmente merecía, han quedado desprotegidas frente al mercado, habiendo creado, ellas mismas, su más feroz competencia.

Para no extenderme más, externalizar servicios queda claro que no es una decisión a tomar con ligereza. Como empresa especializada en outsourcing de servicios empresariales y profesionales, en angel24 siempre asesoramos a nuestros clientes para que adopten la mejor decisión para sus organizaciones, aunque eso signifique, en ocasiones, renunciar en el corto plazo a un proyecto, por muy atractivo que éste sea. Sabemos que mantener el control de las actividades más estratégicas, aquellas que son la verdadera fuente de ventaja competitiva, es un elemento clave que nuestros clientes tienen que garantizar para evitar incurrir en riesgos innecesarios.

La externalización de servicios es una opción estratégica útil, eficiente y atractiva, siempre que las actividades implicadas lo permitan. Y eso ocurre en la mayoría de los casos.

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