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Cinco razones (y alguna más) por las que digitalizar los documentos de tu empresa

Los días en los que las empresas tenían atestadas las estanterías de carpetas con documentos quedaron atrás. Salvaguardar toda esa información era una ardua tarea de clasificación, organización, motivo de estrés para empleados y directivos y, lo peor, un dolor de cabeza en el momento en el que se planteaba su conservación.

Pero la tecnología ha ayudado, como a muchos otros campos, a avanzar en la gestión documental. La digitalización mediante distintas técnicas ha permitido que se preserven todos esos datos y, aunque los avances informáticos prosiguen, podemos seguir localizando todos esos documentos y adaptarlos al formato que deseemos.

Pasar un documento en formato tradicional (analógico) a un soporte accesible desde cualquier dispositivo ha concedido a las organizaciones el aumento de su flexibilidad. Es más, les ha ahorrado no sólo espacio sino también tiempo. La eficacia a la hora de localizar la información se hace más ágil gracias al etiquetaje de los datos que contiene el documento.

¿Qué más puede hacer por tu empresa la digitalización documental?



  • Libera espacio de tu oficina: Se acabaron las estanterías llenas de polvo y de documentos. Con la digitalización toda esa información puede ser almacenada en servidores, dispositivos de almacenamiento como cd’s, usb, tarjetas SD… Hay múltiples opciones y todas ellas se adaptan a las exigencias del usuario.

  • Permite la edición y la compartición de información: Otra de las grandes ventajas es la consulta al momento en cualquier espacio de la información. Además, la información puede ser tratada, ampliada o corregida por la persona que accede a ella para, después, compartirla. Es una cadena de colaboración que conecta a trabajadores y empresas.

  • La información puede (y debe) tener unas restricciones de acceso: la seguridad es uno de los temas que más problemas preocupan a las organizaciones. Poder encriptar la información para tenerla siempre a salvo de manos ajenas es otra de las opciones que permite el proceso de digitalización. Esta opción asegura que ningún dato será manipulado por fuentes externas a la empresa y, sobre todo, que no se difundirá la información de carácter confidencial

  • La digitalización es movilidad: se acabó tener que estar delante del mismo ordenador para consultar los datos. Con este proceso y su alta adaptabilidad a cualquier soporte, el trabajador podrá consultar la información incluso desde su propio móvil.

  • Aumenta la reputación de las organizaciones: La ausencia de papel en las instalaciones de la empresa da a entender que se trata de una organización moderna, respetuosa con el medio ambiente y apostadora por la tecnología ¿Para qué tener en papel lo que podemos tener en un sistema informático?


Esta es sólo una pequeña lista de todas las ventajas que da la digitalización a una empresa. Esta tendencia es un impuesto que todas las organizaciones, públicas y privadas, tendrán que asumir si aún no lo han hecho todavía puesto que la comodidad y flexibilidad que da la digitalización documental no se encuentra en el mundo analógico.


En angel24 llevamos casi 15 años apostando por la tecnología más innovadora para ofrecérsela a nuestros clientes. ¿Quieres que te ayudemos a modernizar alguno de los aspectos de tu gestión documental?

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