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¿Cómo hacer que una reunión sea efectiva?

Empieza tu jornada y la agenda te recuerda que tienes una reunión inminente en un par de horas. Acudes sin falta pero, como suele suceder, alguien llega tarde, al terminar te falta algún punto en claro porque te distrajiste pensando que tienes que ir a pasar la ITV y, lo peor, no recuerdas para cuándo era la entrega de ese documento tan importante que te encargaron. Pero, no te preocupes (o mejor sí), eso no sólo te pasa a ti.

Las reuniones de trabajo tienen una misión y es mejorar la productividad del equipo y, por extensión, la de toda la empresa. Tal es así que las organizaciones tienen que tomar conciencia de la relevancia de estos encuentros y exprimirlos al máximo para que sean de provecho para todos los asistentes. Con estos sencillos consejos, nadie más volverá a perder el hilo de lo que se ha acordado.



  1. Somos humanos e irnos por las ramas es un don innato: hay reuniones que se eternizan ya que hablando se salta de un punto a otro, se extienden explicaciones, se hacen bucles de una misma idea… Es importante focalizar bien cuál es el tema prioritario y pensar en el tiempo que se desperdicia tocando puntos que no corresponden en ese encuentro. Una buena idea es que la persona que convoca la reunión lleve una lista de los temas que tienen que quedar sí o sí solventados para evitar limbos.



  1. El documento escrito, principal testigo de la reunión: algo que nunca suele se suele hacer en las organizaciones es designar a alguien como escriba de la reunión. No es necesario transcribir toda la reunión, pero sí que alguien se encargue de tomar notas para que quede claro y por escrito qué es lo que se ha decidido y cómo se ha acordado lograr esa meta. ¿Qué conseguimos con esto? Dejar por escrito un documento accesible a todos los miembros de la reunión como recordatorio y, además, que nadie pueda tergiversar lo que se ha dicho alegando el famoso “yo entendí que…”.



  1. ¿Hemos estado atentos?: otra buena práctica en la reunión es resumir y repetir. Resumir todos los puntos tratados y repetir los acuerdos a los que se han llegado. Con esto conseguiremos reforzar en la memoria de los asistentes el recuerdo de todos los temas y su prioridad en el tiempo para ejecutarlos.



  1. Observación: para que ninguna reunión quede en balde hay que hacer un seguimiento sistemático de las tareas asignadas a cada una de las partes implicadas en esa reunión y, si es necesario, convocar otra cita para que todos expongan cómo llevan el desarrollo de los objetivos que tienen marcados.

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