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Marca la diferencia con una buena gestión documental

Facturas, albaranes, notas informativas, nóminas, altas, bajas, partes… El cúmulo de documentación en una empresa puede llegar a ser abrumadora si esta no posee una buena gestión documental.

Esta ardua tarea puede marcar la diferencia en cuanto a la ventaja competitiva respecto a otras organizaciones del mismo sector y esta posibilidad debe ser una apuesta indiscutible de la empresa.

¿Qué permite una buena gestión de toda esta información generada y recibida por la empresa?

En primer lugar, la optimización de recursos. Cada departamento tendrá un almacenamiento lógico de la documentación pudiendo bloquear la información a otras áreas de la empresa. Del mismo modo, la digitalización de la información y su correspondiente etiquetado hará que el negocio sea capaz de ahorrar tiempo, espacio y material.

Además, con la digitalización documental estará haciendo una apuesta de futuro para conservar de por vida la información puesto que la documentación en la nube no se deteriora, es portable y evita que los archivos físicos se pierdan. Con esto también se logra la rápida localización de cualquier documento, sobre todo cuando el etiquetaje se ha elaborado conscientemente para que la búsqueda sea casi instantánea.

Este mismo paso, en el cual se digitalizan los documentos también aporta el extra de seguridad:  sin claves de acceso nadie podrá acceder a la información de la empresa. Ni siquiera ex empleados puesto que la empresa podrá gestionar el alta, baja y acceso a la documentación de cada usuario o departamento.

Qué sucede con los archivos que tengo físicamente por obligación legal

Aunque la digitalización de los documentos pueda darnos la libertad de deshacernos de ciertos documentos, la realidad administrativa marca que cierta información tiene que ser guardada de por vida, o al menos un largo periodo de tiempo.

Guardar toda esta información supone a las empresas un gasto de espacio extra en sus instalaciones y, en muchos casos, esa información no vuelve a ser consultada. Para todos ellos existe la posibilidad de confiar la custodia documental a otra empresa, tanto física como de soportes digitales.

La ventaja de esta contratación es liberar de espacio la propia empresa y, además, confiar en un aliado que localizará cualquier información que se requiera en tiempo récord, puesto que ya tienen automatizada la búsqueda y etiquetaje de los archivos.

La integración del papel y la tecnología, clave del éxito de cualquier organización

En nuestra situación actual, donde lo digital y lo físico conviven a la vez, es de vital importancia contar con los dos formatos. Las empresas que han apostado por una transformación digital real han aprendido la importancia que tiene poder ser flexibles tanto internamente como con sus clientes y proveedores. Poder ofrecer sus facturas en cualquier formato, localizar la información rápidamente cuando es demandada por cualquier ente  denota inquietud, innovación, calidad en los procesos de dicho negocio.

angel24, tu aliado en cualquier proceso documental

En angel24 somos expertos en la gestión documental en todos los niveles. Nuestra especialización en la gestión documental empezó en 1999 y, desde entonces, no hemos parado de adaptarnos a los cambios que los avances tecnológicos y las exigencias legales han marcado. Si quieres saber en qué podemos ayudarte, no dudes en contactar con nosotros. Seguro que tendremos la mejor solución para tu gestión documental.

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