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Ventajas del servicio de secretaría virtual

Toda empresa, independientemente de su tamaño, requiere de una óptima comunicación y excelente atención al cliente. Pero el tiempo juega en contra de todos y el que dedican a los usuarios pueden estar quitandóselo a la atención de la actividad principal de su negocio. Es por eso por lo que desde el Call Center de angel24 creamos, hace más de una década, el servicio de secretaría virtual. Un método al que acompañan múltiples ventajas que no dejan indiferente a los profesionales que lo han probado.

Atención al cliente de calidad

Cuando un negocio decide externalizar su servicio de llamadas surgen las primeras dudas, lógicas y naturales de esta determinación. ¿Usarán el mismo lenguaje que utilizo yo para atender las llamadas? ¿Tendrán un tono amable y cálido para mis clientes? ¿Sabrán solventar las dudas básicas respecto al servicio y/o producto que ofrezco?

Por eso, antes de iniciar el servicio, se crea un argumentario pactado entre empresa y Call Center para que el lenguaje, el trato y el mensaje sea el correspondiente a la actividad. Los agentes del centro de llamadas tomarán como referencia ese "libro de estilo" cuando atiendan las llamadas y las solicitudes por correo o chat.

Omnicanalidad

Esta es otra de las ventajas que el empresario encontrará en la contratación del servicio de secretaría virtual. Puede centrarse en su negocio y dejar que todas las dudas de sus clientes entren por email, teléfono, chat, redes sociales… El Call Center será el canal de todas estas vías de comunicación. Será el encargado de reducir los tiempos de espera entre solicitud y solicitud mejorando de esta forma la percepción del trato que reciben los clientes que se ponen en contacto.

Deja de perder llamadas y contesta todos los correos 

Está demostrado que en menos de un minuto nos cansamos esperando a que nos atiendan el teléfono. Igualmente, nos impacientamos si no responden a nuestros correos y terminamos alzando el auricular para llamar. Así que, con este servicio, toda esa historia se acaba.

Los clientes que desean ponerse en contacto reciben una atención inmediata en sus consultas ya sea vía email o vía telefónica. Sea cual sea su medio de contacto, saben que hay una persona detrás dispuesta a ayudarle en cualquier solicitud.

Además, el profesional, de cara a sus vacaciones, puede desconectar de una manera efectiva sabiendo que su negocio recibirá la atención que merece los días o semanas que esté descansando. El servicio de secretaría virtual dejará las puertas de la comunicación abiertas dando respuesta a las solicitudes de información, petición de citas, consultas sobre la empresa, etc. Todo ello monitorizado en una plataforma específica y accesible en todo momento para no perder detalle de las gestiones realizadas. 

Gana profesionalidad y ahorra tiempo

El servicio de secretaría virtual también es beneficioso para el empresario y para la imagen que su negocio proyecta al exterior. El Call Center está formado por profesionales de la comunicación y la atención al cliente, por lo que el tono y su capacidad de resolución es superior a la de cualquier trabajador que no haya recibido una formación específica para esta tarea. El contacto con el cliente logra tener una imagen homogénea y de calidad, hecho que infundirá confianza en todas las personas que se comuniquen con la empresa.

Por otro lado, el profesional, el empresario, puede atender otros asuntos sin distracciones, con gran flexibilidad y atendiendo con más o menos urgencia las solicitudes que se generan desde el Call Center (la gestión de su agenda, las solicitudes de llamadas, los recados que le han dejado…) Este es el punto que más aprecian los profesionales que han contratado este servicio.

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