Casos de éxito

Gestión "Cero papeles" en Recursos Humanos

Ávoris es un referente en el mercado turístico internacional, con presencia en más de 15 países y con más de 3500 empleados en todo el mundo. Su exitosa evolución y crecimiento destaca, en especial, por su apuesta por la innovación y la calidad de sus servicios.

Esta inquietud innovadora fue el punto de partida de un ambicioso proyecto de digitalización de gran parte de los procesos administrativos de su departamento de recursos humanos, fijando como objetivo estratégico una gestión “cero papeles”.

En coherencia con la estrategia, Ávoris perseguía simplificar procesos, incrementar productividad, agilizar su respuesta, reducir costes, mejorar la calidad del trabajo e incrementar la satisfacción tanto de usuario como de miembros del equipo de recursos humanos.

Tras una intensa búsqueda en el mercado y una exhaustiva comparativa tanto de funcionalidades como de relación calidad/precio, Ávoris confió el desarrollo del proyecto a angel24, tanto la consultoría para el diseño de los nuevos procesos, la digitalización de la totalidad del archivo de recursos humanos existente como la tecnología, la herramienta de transformación digital de procesos GladtoLink. Una solución llave en mano que dio respuesta a la totalidad de los requerimientos.

En apenas 3 meses de intenso trabajo conjunto, Ávoris alcanzó el objetivo y hoy continúa ampliando progresivamente el alcance inicial del proyecto, añadiendo nuevos procesos y avanzando en la generación digital de documentos.

El proyecto se desarrolló en 4 etapas diferenciadas:

En primer lugar, se procedió a un diagnóstico documental, identificando las diferentes tipologías de documentos y procediendo a su caracterización completa: contratos, bajas, documentación sanitaria, informes…

Una vez realizada, se inició la digitalización de la totalidad de expedientes y documentos del personal de Ávoris a nivel mundial, incorporándoles los metadatos acordados, con el objetivo de poder identificarlos, encontrarlos, acceder a su información y compartirlos a través del sistema de gestión documental en cuestión de segundos y de forma sencilla.

Paralelamente, se parametrizó el aplicativo, incorporando todo el sistema de etiquetado de documentos, flujos de gestión de los mismos y automatizaciones.

A continuación, se procedió a la importación de toda la documentación tratada, trasladándola a la plataforma Gladtolink, de manera que el acceso a la información pudiera realizarse desde cualquier dispositivo con acceso a internet en cualquier lugar del mundo.

Por último, se proporcionó la capacitación de uso de la plataforma de gestión documental a todo el equipo implicado de Ávoris, con el objetivo de conseguir su plena autonomía tanto para el funcionamiento del sistema diseñado como para la evolución del mismo.

Ávoris ha obtenido importantes beneficios y ventajas completando este proceso de digitalización:

-      Ahorro de costes significativo

-      Optimización del tiempo, mayor agilidad y rapidez

-      Aumento de la productividad

-      Incremento de la satisfacción de su cliente interno

-      Incremento de la fiabilidad en el tratamiento de la información