Muchas empresas creen que romper documentos con una trituradora de oficina es suficiente para cumplir con la normativa de protección de datos. Pero, en realidad la destrucción de documentos confidenciales es una obligación legal que, si no se cumple correctamente, puede derivar en sanciones y daños importantes.
¿Qué exige la RGPD sobre la destrucción de documentos?
La RGPD exige que los datos personales deben ser tratados de forma que se garantice su seguridad, confidencialidad e integridad, incluso cuando dejan de ser necesarios.
Esto implica que:
- Los documentos con datos personales no pueden tirarse sin más.
- La empresa debe garantizar que la información no se pueda recuperar.
- El proceso de destrucción tiene que poderse demostrar.
En otras palabras: no basta con destruir, hay que poder demostrar cómo se ha destruido.
Por qué una trituradora de oficina no es suficiente
- Nivel de destrucción insuficiente: La mayoría de trituradoras de oficina cortan el papel en tiras o trozos grandes que pueden recomponerse.
- Falta de control y trazabilidad: Con una trituradora interna:
- No hay registro del proceso
- No se puede acreditar quién destruyó los documentos
- No existe constancia de cuándo ni cómo se realizó la destrucción
Desde el punto de vista de la RGPD, esto es un incumplimiento grave.
- Ausencia de certificado de destrucción: Uno de los puntos clave es que no se emite ningún certificado que garantice la destrucción.
Sin certificado, no hay prueba legal ante una inspección o reclamación.
Riesgos legales de una mala destrucción documental
- Sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos
- Pérdida de confianza de clientes y proveedores
- Daño reputacional para la empresa
- Riesgo de fugas de información o usos indebidos de datos
Cómo debe ser una destrucción de documentos conforme a la RGPD
- Segura: imposible de reconstruir
- Controlada: con protocolos definidos
- Certificada: con justificante legal
- Trazable: desde la recogida hasta la destrucción final
Los servicios profesionales de destrucción certificada de documentos utilizan maquinaria industrial homologada y siguen procedimientos auditables.
Cumplir la RGPD va más allá de “romper papeles”
La trituradora de oficina puede parecer una solución rápida, pero no cumple con los requisitos legales de la RGPD.
La destrucción de documentos confidenciales es un proceso crítico que debe realizarse de forma segura, certificada y demostrable.
Si tu empresa gestiona información sensible, externalizar este servicio no es un gasto, es una garantía.
