Importancia de la Digitalización de Documentos

Si aun sigues archivando documentos en papel y no has dado el paso a la digitalización de documentos, este artículo puede ayudarte a dar el salto y aprovechar todos los beneficios que tiene la digitalización.

La importancia de la digitalización de documentos se ve reflejada en el aumento de productividad y la eficiencia que se obtiene como resulado de la digitalización, te ayuda a ahorrar tiempo y dinero, te permite proteger tus archivos y te permite compartir un archivo con todo el equipo de trabajo en un instante.

A continuación, vamos a mostrarte cinco puntos claves a tener en cuenta sobre la importancia de la digitalización de documentos en tu empresa.

Accede a tus documentos mientras estás en movimiento.

Si tus empleados necesitan llevar documentos por trabajo y movilizarse continuamente en diferentes ubicaciones y reuniones, es muy probable que, si esos documentos son en papel, alguno se perderá u olvidaran en la oficina antes de una reunión.

Con la digitalización eliminas la posibilidad de que esto suceda, no importa donde esté tu equipo, siempre que tengan conexión a internet, podrán acceder a los documentos y archivos que necesiten en culaquier momento.

Digitalizar los documentos mejora la flexibilidad de tu organización y les facilitas a los miembros del equipo que están fuera de la oficina realizar su trabajo.

Ahorra espacio con archivos digitales.

Ya no hace falta dedicar un espacio completo para archivar documentos en papel, hoy en día el espacio físico es muy importante y puede ser mucho mejor utilizado, que usándolo como almacén de documentos. .

El almacenamiento electrónico es una forma increíblemente asequible y escalable para ganar espacio en la oficina.

Cuando pasas a digitalizar los documentos y consigues ganar espacio que antes ocupaban los archivadores, te darás cuenta de que tu oficina es mucho más grande de lo que pensabas. Tal vez esto te permite expandir tu equipo y hacer crecer negocios de formas que no sabías que eran posibles.

La conversión de documentos en papel a archivos digitales y la transición a un sistema totalmente digital te ahorrará dinero, espacio y tiempo.

Una de las ventajas de trabajar con angel24 es que ofrecemos un abanico de servicios complementarios, ya que solo digitalizamos documentos, también podemos asesorarte en el proceso de transformación digital para tu empresa y nos especializamos en la destrucción certificada de documentos cumpliendo con la normativa de protección de datos, para que puedas liberar espacio cumpliendo con todos los requerimientos que exige la ley y en caso de que aún no los puedas destruir prestamos el servicio de custodia de documentos.

Protege tus documentos con la digitalización.

Es fácil que un documento en papel se dañe, se pierda, se moje o se rompa este tipo de accidentes son críticos para las empresas que no almacenan sus documentos digitalmente. Los documentos digitales almacenados en disco duros y respaldados en la nube te darán una sensación de seguridad al saber que tus archivos más importantes están sanos y salvos.

Ten la seguridad de que aún podrá acceder a tus registros comerciales importantes y a la información del cliente, incluso si el espacio de su oficina está bajo un metro de agua.

Disminuye el uso de papel.

Puede ser difícil ser una oficina ecológica, especialmente si todavía usas documentos en papel.

Si el papel es el medio principal para compartir y almacenar documentos, es probable que acumules una gran cantidad de copias impresas que muchas veces tienen poca utilidad. Pasar por un proceso de transformación digital en donde todo tipo de documento sea compartido a traves de medios digitales puede ahorrarle a tu oficina grandes cantidades de papel y contribuir con un planeta más sostenible.

Ayuda a fomentar un entorno en el que se evite usar tanto papel digitalizando los documentos existentes, con el servicio de angel24, nos encargamos de escanear y digitalizar todos tus documentos.

Eventualmente llegará el punto en que digitalizar documentos sea la norma y todo el equipo tendrá que acostumbrarse a compartir documentos electrónicamente.

Mejora la productividad de tu organización.

Uno de los beneficios más importantes de digitalizar documentos es que puedes encontrar lo que necesitas en segundos, no en horas. Eso significa que no perderá más tiempo hojeando los archivos, lo que te permite concentrarte en lo que es importante.

Invertir en soluciones digitales, ayuda a disminuir la carga de trabajo y errores, lo que se traduce en un ahorro sustancial de dinero. Además de mejorar la comunicación del equipo, cualquier cambio que se realice un documento digital permitir que todos los miembros vean las modificaciones en tiempo real.

El resultado es menos tiempo perdido y una mayor productividad.

En angel24 ofrecemos una amplia gama de servicios en todo lo relacionado con optimizar los espacios de almacenamiento y la gestión de documentos. Si estás preparado para dar el salto a una transformación digital en tu empresa, contáctanos hoy que de seguro podemos ayudarte con uno o más servicios que ponemos a tu disposición.