3 motivos para realizar una limpieza de documentos a final de año

Para mantener un orden y una organización, debemos hacer limpieza. En el ámbito del hogar, una limpieza se refiere a la eliminación de la suciedad y polvo que se esté almacenando en el interior de este. Una limpieza corporal, puede referirse a un cambio alimenticio o rutinario para mejorar la salud. En cambio, en el mundo de la empresa, hacemos referencia a la limpieza documental, que consiste en la eliminación y destrucción certificada de documentos para, entre otras cosas, liberar espacios de almacenaje y optimizar la protección de datos de nuestro negocio y de los clientes y proveedores con los que trabajamos.

Pero, antes de todo… ¿qué es la destrucción documental?

La destrucción documental consiste en el proceso de eliminación de archivos en los que se pueden incluir datos fiscales, listados de clientes y empleados, operaciones comerciales y cualquier otro dato confidencial, con el objetivo de cumplir con la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos y paralelamente, ganar en espacio.

¿Por qué es importante la destrucción documental?

Las empresas suelen personalizar sus calendarios de actividad de destrucción documental, algunas lo hacen de manera mensual, otras de manera trimestral, y otras tan solo anualmente, todo dependerá del volumen de documentos a destruir. Aunque lo más recomendable sea llevar un seguimiento trimestral, es importante que las empresas realicen al menos una destrucción documental certificada al año, al menos, por estos 3 motivos:

1) Asegurar la protección de datos confidenciales y el correcto cumplimiento con la ley

2) Evitar el extravío de información relevante y garantizar la seguridad confidencial de los datos

3) Ganar en espacio

Destrucción documental anual

Tal y como hemos mencionado, una destrucción documental anual es "sub oficialmente" de índole obligatoria. Es a final de año cuando cerramos ciclos, y dictamos nuestros propósitos del siguiente. Es por ello, que como (casi) todo en la vida, cerramos un ciclo para abrir otro. En otras palabras, llevamos a cabo una destrucción documental certificada para dar paso a poder generar nuevos documentos y archivos con nueva información útil y necesaria para nuestra empresa.

La destrucción documental de angel24

En angel24 llevamos a cabo una línea de negocio de servicios de Outsourcing, entre los que se encuentra la Destrucción Documental Certificada.

A lo largo de este artículo habrás leído varias veces aquello de ‘certificada’, acompañando a Destrucción Documental. ¿A qué nos referimos con ello? La destrucción documental certificada es el servicio verificado y validado que asegura que se ha llevado a cabo una destrucción de documentos legal, y que exitosamente ha logrado eliminar todos aquellos documentos y archivos dictados para cumplir con la Ley de Protección de Datos.

En angel24 aportamos esta distinción a nuestro servicio de Destrucción Documental y no solo eso, sino que hemos diseñado un protocolo de trabajo sencillo y 100% transparente para asegurar la trazabilidad completa del servicio.