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Para mantener un orden y una organización, debemos hacer limpieza. En el ámbito del hogar, una limpieza se refiere a la eliminación de la suciedad y polvo que se esté almacenando en el interior de este. Una limpieza corporal, puede referirse a un cambio alimenticio o rutinario para mejorar la salud. En cambio, en el mundo de la empresa, hacemos referencia a la limpieza documental, que consiste en la eliminación y destrucción certificada de documentos para, entre otras cosas, liberar espacios de almacenaje y optimizar la protección de datos de nuestro negocio y de los clientes y proveedores con los que trabajamos.
La destrucción documental consiste en el proceso de eliminación de archivos en los que se pueden incluir datos fiscales, listados de clientes y empleados, operaciones comerciales y cualquier otro dato confidencial, con el objetivo de cumplir con la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos y paralelamente, ganar en espacio.
Las empresas suelen personalizar sus calendarios de actividad de destrucción documental, algunas lo hacen de manera mensual, otras de manera trimestral, y otras tan solo anualmente, todo dependerá del volumen de documentos a destruir. Aunque lo más recomendable sea llevar un seguimiento trimestral, es importante que las empresas realicen al menos una destrucción documental certificada al año, al menos, por estos 3 motivos:
1) Asegurar la protección de datos confidenciales y el correcto cumplimiento con la ley
2) Evitar el extravío de información relevante y garantizar la seguridad confidencial de los datos
3) Ganar en espacio
Tal y como hemos mencionado, una destrucción documental anual es "sub oficialmente" de índole obligatoria. Es a final de año cuando cerramos ciclos, y dictamos nuestros propósitos del siguiente. Es por ello, que como (casi) todo en la vida, cerramos un ciclo para abrir otro. En otras palabras, llevamos a cabo una destrucción documental certificada para dar paso a poder generar nuevos documentos y archivos con nueva información útil y necesaria para nuestra empresa.
La destrucción documental de angel24
En angel24 llevamos a cabo una línea de negocio de servicios de Outsourcing, entre los que se encuentra la Destrucción Documental Certificada.
A lo largo de este artículo habrás leído varias veces aquello de ‘certificada’, acompañando a Destrucción Documental. ¿A qué nos referimos con ello? La destrucción documental certificada es el servicio verificado y validado que asegura que se ha llevado a cabo una destrucción de documentos legal, y que exitosamente ha logrado eliminar todos aquellos documentos y archivos dictados para cumplir con la Ley de Protección de Datos.
En angel24 aportamos esta distinción a nuestro servicio de Destrucción Documental y no solo eso, sino que hemos diseñado un protocolo de trabajo sencillo y 100% transparente para asegurar la trazabilidad completa del servicio.
Etiquetas: Destrucción Documental