Uno de los elementos que más manejan las empresas son los documentos. Kilos y más kilos de papeles que ocupan espacio, que deben ser guardados obligatoriamente por Ley un largo periodo de tiempo y que deben estar perfectamente localizables. Una tarea nada fácil para todas aquellas organizaciones con escasa capacidad de almacenamiento. Para todos los problemas que derivan de este hecho existe la gestión documental.
Empresas especializadas, como es el caso de angel24, se dedican a la recogida, clasificación, codificación, digitalización y custodia de la documentación. Todo el ciclo de vida del papel queda cubierto con estas acciones. Hoy queremos dejar a un lado los procesos que intervienen en esta actividad para hablar de sus ventajas para todas aquellas organizaciones que deciden externalizar este servicio. La primera de ellas es la optimización de costes ya que estos pasan de ser fijos a variables. ¿Cómo? Reduciendo los costes de infraestructura y los salariales. Además, se racionalizan los costes de personal, se reducen otros gastos como los de mantenimiento y seguridad. Otro de los costes que se eliminan son los costes de pólizas de seguros, de alquiler de almacén, etc. Al delegar la gestión y custodia documental, la empresa contratante gana espacio en sus instalaciones.
Se eliminan las estanterías llenas de carpetas y papeles y, esos metros ganados, pueden cambiar por completo el aspecto de las instalaciones. Se evitan trámites y sanciones. Las normas se cumplen en nuestras instalaciones, así que la empresa puede despreocuparse de las cuestiones legales que atañen a la custodia documental. Asimismo, minimizará riesgos como pérdidas de documentación, robo, destrucciones accidentales, etc. Las instalaciones de una organización que se dedica a la gestión documental están preparadas específicamente para la protección de documentos.
Todos los archivos se conservan en perfecto estado ya que están resguardados de la humedad, el efecto de la temperatura e incluso de la iluminación. Y todo ello bajo una atenta mirada vigilante. En las instalaciones siempre hay un estricto control de accesos e incluso circuito cerrado de televisión (CCTV)Por último, y otras de las grandes ventajas de externalizar la gestión documental es el fácil acceso a esa documentación. Toda la información, además de ser almacenada, puede ser digitalizada para poder acceder a ella a través de aplicaciones web de consulta y solicitud. La empresa puede personalizar los accesos a la información y, de esta forma, optimizan su tiempo y aumentan su capacidad de gestión sin tener que hacer todo el desarrollo ya que, el producto que necesitan, está disponible. Cada organización es un mundo y, lo bueno de este servicio de custodia documental, es que puede personalizarse en cualquiera de sus puntos. Una empresa puede requerir el almacenamiento, pero no la digitalización o, al revés. La flexibilidad del servicio abre todo un abanico de posibilidades para los que requieren de ayuda con sus datos y documentos.
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