Albarán es una palabra que adoptamos del árabe y cuya traducción sería algo así como «la prueba» o «el justificante».
En el mundo de la logística ese papel que se nos firma ya sea física o digitalmente, es la prueba que confirma que los destinatarios han recibido su mercancía en buen estado. El albarán no es una factura aunque su aspecto y contenido sean similares.
¿Cuál es la diferencia?
Pues que el albarán no cumple funciones tributarias y, además, no es un elemento obligatorio cuando compramos algo.
La factura, sin embargo, es un documento obligatorio que todas las empresas deben emitir para cumplir con la legalidad en su actividad.
Campos de un albarán
Con el albarán, el remitente, el destinatario y la empresa encargada del transporte del material tienen claro cuál es el contenido de la mercancía. Aunque no hay un modelo estándar de lo que tiene que incluir sí que debería aparecer los siguientes campos:
- Lugar y fecha de emisión.
- Los datos que identifiquen al remitente y al destinatario.
- El número de albarán.
- Día y hora de la entrega.
- Firma con el nombre legible de la persona que lo recibe o sello de la empresa.
- Cantidad y descripción del producto que va en la mercancía.
Pero, si no es un documento legal ¿por qué es tan relevante?
Cuando un destinatario firma el albarán no sólo está afirmando que ha recibido la mercancía, sino que se la han entregado en buen estado. Si al abrir el paquete hay algo dañado, el remitente tendrá que asumir la culpa ya que la empresa de transporte tendrá la prueba de que entregó el material en buen estado. Ahora bien, si realmente los daños han sido por culpa de la compañía logística, sí que podrá reclamar.
En definitiva, el albarán forma parte de la facturación de cualquier empresa y tiene un peso muy importante en los tratos comerciales así como en el sector logístico. Ese papel que muchos destinatarios firman como que han recibido el paquete en realidad esconde muchos más motivos: da información sobre la entrega, ayuda a la trazabilidad del envío y garantiza las buenas prácticas corporativas tanto de la empresa que envía como de la que hace el transporte.
