En este post queremos destacar las ventajas de la externalización de los servicios de custodia documental. Cada organización encuentra sus ventajas en estos servicios pero, sin duda, estos son los más apreciados: • Optimiza los costes. El coste de archivo se flexibiliza, pasando de ser fijo a ser variable. Reducimos costes de infraestructura y costes salariales: racionalización de costes de personal, reducción de costes de mantenimiento y seguridad, reducción o eliminación de costes de alquiler o espacio,…• Optimiza el espacio. Aprovecha al máximo tus instalaciones y tenlas siempre ordenadas y liberadas de documentación. Con la custodia documental podrás tener acceso a toda la información de una manera rápida, fiable y segura mientras mantienes tus instalaciones libres de montañas de archivos.• Cumple la normativa aplicable. Licencias de actividad específicas, seguridad de las instalaciones, salud laboral,… Evita trámites y sanciones. Nosotros nos ocupamos de todo en nuestras instalaciones de custodia.• Garantía de las medidas de seguridad. Todo centro de custodia documental profesional te garantiza que los documentos y archivos estarán siempre vigilados con un circuito cerrado de televisión (CCTV), control estricto de accesos, sistemas de extinción de incendios adaptados, sólida cobertura de seguro de responsabilidad civil,…• Minimiza los riesgos. Pérdidas, robos, destrucción accidental (incendios, inundaciones,…), etc. Los sistemas de conservación, en cajas diseñadas específicamente para la protección de documentos, evita los deterioros que pueden producirse por efecto de la temperatura, humedad e iluminación.• Información actualizada online. Optimización de tiempos. Incremento del control sobre la documentación. Ubicación permanentemente actualizada, con acceso directo a aplicación web de consulta y solicitud. Registro de todos los movimientos de documento.
Como ves, las ventajas de externalizar tu gestión documental son múltiples. La gran ventaja de este servicio es que tu empresa se liberará de la vigilancia y custodia física de todos esos archivos que, por Ley, debes tener salvaguardados durante años o que, simplemente, quieres tener a mano para futuras acciones.
Dejar esta gestión a profesionales documentalistas te permitirá garantizar un orden y una seguridad absoluta a todas las personas y organizaciones que tienen relación con tu empresa, evitando la fuga de información y garantizando que cada dato será tratado con la atención que merece.
