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2021-08-26 2' minutos Categoría: Outsourcing

Cómo destruir documentos confidenciales en colegios e institutos

Los centros educativos y de formación, como son los colegios e institutos, generan a lo largo del curso académico grandes cantidades de documentos confidenciales que con el paso del tiempo son necesarios destruir. Esta documentación es considerada de carácter sensible puesto que los documentos cuentan con datos personales e información privada, no solo de los estudiantes (que mayoritariamente son menores de edad) sino también de sus familias. Por este motivo, destruir documentos confidenciales en colegios e institutos es una tarea imprescindible.

Ante la gran cantidad de documentos de esta tipología que manejan los centros educativos y de formación, la destrucción de los mismos suele generar dudas. Por eso, recientemente la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una serie de recomendaciones al respecto.

Destruir documentos confidenciales después de su uso

Generalmente los documentos con datos personales tienen que conservarse el mismo tiempo que dura el uso para los que han sido recopilados. Por ello, si se quiere prevenir el uso indebido de estos documentos y evitar vulnerar la protección de datos del centro, alumnado, familiares, docentes u otros profesionales, la opción más segura es destruir los documentos confidenciales de los colegios e institutos de forma certificada. En este caso, contar con un servicio profesional que se encargue de la destrucción confidencial de todos los archivos, no solo aporta garantías legales a efectos de la administración u organismos competentes, sino que además, conlleva otros beneficios como el ahorro de tiempo, dinero y horas de trabajo (ya que, es una tarea que puede llegar a ocupar muchas horas).


¡Ten en cuenta las excepciones! Destruye documentos confidenciales, pero…

Por otro lado, hay algunos archivos confidenciales que, por el contrario, el tiempo de conservación viene determinado por una relación contractual. En este caso la AEPD recomienda definir la responsabilidad del centro educativo en el contenido y custodia de datos. Predefinir este protocolo permitirá establecer unos estándares y agilizar el tratamiento.

Aún así la AEPD especifica tres supuestos:

1) Los documentos del proceso de admisión deben eliminarse al finalizar los procedimientos de reclamación.

2) Los exámenes del alumnado también deben eliminarse una vez terminado el tiempo de reclamación.

3) Los datos de los expedientes, al contario que el resto, debe conservase.

Como conclusión, destruir documentos confidenciales en colegios e institutos es realmente importante ya que los centros educativos trabajan directamente con datos privados de personas. A pesar de ser un tema complejo, tanto por la diversidad de archivos como por la cantidad, la mejor opción es contar con una empresa especializada que se encargue de la destrucción documental certificada.

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