Servicio de digitalización de documentos. Información y Precios.

Un servicio de digitalización de documentos permite a las empresas u organizaciones, acceder de manera digital o electrónica a un documento en cuestión de segundos. Pero, ¿estás pensado en proceder a la contratación de un servicio de digitalización de documentos, planos o archivos? Te contamos todo lo que tienes que saber en este post.

Llevar a cabo la digitalización de archivos, (digitalización masiva de todos y cada uno de los documentos de una empresa u organización) significa:

✅ Liberar espacio físico.

✅ Reciclaje y reutilización de papel.

✅ Cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

✅ Otorgar un mayor grado de seguridad a tus documentos confidenciales.

✅ Mayor accesibilidad.

Externalizar el servicio de digitalización de planos, documentos, etc, significa:

✅ Reducir costes.

✅ Liberar espacio físico.

✅ Reciclaje y reutilización de papel.

✅ Liberar frustraciones.

✅ Cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

✅ Otorgar un mayor grado de seguridad a tus documentos confidenciales.

✅ Mayor accesibilidad.

✅ Proceso profesional.

¡Al final todo son ventajas! Pero, ¿por qué debería una empresa apostar por un servicio de digitalización de documentos? No pierdas detalle, ¡te contamos todo a continuación!



¿En qué situaciones ayuda más la digitalización de archivos?

El mundo avanza rápidamente hacia una inminente era digital, donde todo aquel que decida no embarcarse en ella quedará desmarcado de la actualidad, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

Cada día son más las empresas que deciden apostar por las soluciones digitales para aportar más calidad a sus tareas y procesos tanto internos como externos. Tanto como para facilitar la vida laboral a sus empleados como para ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.

Es adaptarse para sobrevivir. Y adaptarse para crecer. Con la salida del Kit Digital muchas empresas han aprovechado estas ayudas para gozar del asesoramiento y recursos necesarios para implementar funciones como la firma digital, el desarrollo web la digitalización de procesos, etc… Y a día de hoy, igual que la digitalización innovadora (automatismos, Inteligencia Artificial…), no puede quedarse atrás la digitalización de documentos, algo tan “convencional” pero tan necesario como la multitud de ventajas que puede llegar a ofrecer.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización documental?

• Liberación de espacio físico: al fin y al cabo, traspasas la custodia de tus documentos de tu un espacio físico a una pantalla, concretamente a la nube, suponiendo un importante ahorro de espacio que puede ser aprovechado para otras funciones.
• Cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos: dejar atrás el papel supone almacenar la información en un espacio virtual, con mayor seguridad y dificultad de acceso, ya que la información queda encriptada.
• Evita el deterioro: un archivo físico tiene la posibilidad de deteriorarse con el tiempo, más cuando se encuentran almacenados unos sobre otros. Situaciones como la temperatura, la presión o la manipulación, pueden deteriorar el estado físico de los documentos, significando así en algunos casos una pérdida de información y datos.
• Mejora de productividad: es mucho más sencilla y menos laboriosa la manipulación de un archivo digital que no de uno físico. ¡Te permite encontrar documentos en cuestión de segundos!
• RSC: significando así un paso adelante hacia la sostenibilidad ambiental, eliminando en grandes cantidades el uso del papel y transformando varios procesos en el uso adecuado de la tecnología.
• Accesibilidad: completo acceso a la información desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
• Reducción de costes: al delegar esta tarea a una empresa de digitalización de documentos, evitas cometer fallos durante el proceso, siendo además un trabajo ejecutado por expertos (documentalistas y archiveros) realizado de óptima y eficiente, bajo los criterios marcados.

Tratamiento de archivos: Destrucción Documental o Custodia de Documentos

Una vez realizada la digitalización de tus documentos puedes hacer dos cosas:

• Destruir los documentos: Mediante un servicio de Destrucción Documental Certificada que asegure la correcta eliminación de todos y cada uno de los archivos seleccionados. De esta forma se cumple de forma total con la Ley de Protección de Datos y se consigue una gran cantidad de papel para su posterior reciclaje.
• Custodia Documental: Una vez ejecutado el servicio de digitalización de documentos, siempre se puede proceder a su posterior Custodia Documental, donde los documentos en papel queden guardados y protegidos el tiempo que sea necesario por ley o hasta que se requieran.



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