Papeles bajo control gracias al expurgo

Los folios se van apilando en las mesas, las estanterías están llenas de archivos antiguos que no sabes muy bien qué hacer con ellos, no encuentras nunca lo que buscas a la primera, se acumula el polvo en las carpetas.

¿Te es familiar esta situación?

Muchas empresas ven cómo los documentos van ocupando cualquier rincón libre que quede ya que no hay nadie que se encargue de clasificar qué es útil y qué no. Ordenar esa montaña de archivos llevaría semanas y no hay ni tiempo ni ganas. Lo mejor sería cerrar la puerta y tirar la llave. Sin embargo existe una actividad, el expurgo, que ayuda a que el orden vuelva a reinar en la organización. Pero ¿por qué usar este servicio? Cuando ya falta espacio en la empresa y, sobre todo, cuando se pierde un valioso tiempo en encontrar cualquier archivo es necesario recurrir al expurgo. Entre las ventajas de esta acción se encuentra el ahorro de espacio, ya que se liberan estanterías, habitaciones, cajas... Cualquier rincón que albergue un documento será examinado y quedará libre. Con esto, a su vez, se gana velocidad en el acceso a los papeles y, además, se ahorran ciertos costes como es el de la limpieza de esos espacios "muertos" donde están archivados. Otro de los ahorros es en material: si pensabas comprar más carpetas o archivadores seguro que te los ahorras porque, una vez realizado el expurgo, seguro que esos elementos ya los tienes disponibles.

¿Cómo se realiza el expurgo?

Los profesionales que realizan la tarea reciben la orden de lo que sí vale y lo que no. Entonces empieza la clasificación: facturas, contratos, títulos, expedientes... Todo pasa por sus manos y todo se clasifica según lo demandado. Tras toda esta tarea de limpieza y orden en los archivos de la empresa se puede recurrir a dos opciones más para la optimización del proceso: digitalizar todos los documentos para tenerlos online, en usb o en cualquier dispositivo. Y, el segundo punto, sería acudir a la destrucción documental, ideal para que no quede con vida ningún papel con información confidencial de la empresa pero inservible para esta. Cuando ya haya acabado el proceso te preguntarás porqué no lo hiciste antes. La documentación estará accesible y localizada en todo momento. Si además la digitalizamos, se podrá compartir y consultar desde cualquier dispositivo al momento. Y, en el caso de los documentos inservibles, estarán custodiados hasta el momento de su destrucción certificada. El ciclo de vida del papel puede quedar completamente cubierto con los servicios que desde angel24 damos a todas las empresas que requieren de nuestra ayuda.

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