¿Por qué un Back office para tu empresa? Tareas, funciones y ventajas

¿Sabes realmente qué es un Back office? Traducido al castellano como “gestión empresarial”, el back office de una empresa consiste en el conjunto de todas las tareas y procedimientos administrativos imprescindibles para dar apoyo y soporte a la empresa en la gestión de la misma.

El servicio de Back office puede estar integrado dentro de la empresa o externalizado, a través de una empresa especializada. A lo largo de este post te descubrimos todas las ventajas, beneficios y motivos por los que tu empresa debería contar con un back office.

Back office para empresas

Si estás leyendo este artículo es porque posiblemente te has planteado implementar y/o indagar más acerca de los back office, sus funcionamientos, áreas de trabajo y ventajas.

Las empresas de todos los tamaños, pequeñas, medianas y grandes, deben decidir de qué manera gestionar las tareas administrativas. Dependiendo de la situación, en muchas ocasiones en las grandes empresas puede haber suficientes recursos para dedicar equipos enteros a la contabilidad y todas sus diferentes categorías de trabajo.

Sin embargo, para las empresas más pequeñas, el trabajo de back-office recae sobre los empleados que están gestionando otras responsabilidades. Por ejemplo, puede haber dos gerentes de oficina que se dividan el trabajo de contabilidad entre ellos, o un contable que se encarga de todo con la supervisión del propietario de la empresa. En ocasiones, el personal está tan disperso que el director ejecutivo o fundador se queda únicamente para administrar este trabajo que es imprescindible pero que a la vez, consume mucho tiempo.

¿Quieres escalar tu empresa?

Si tu respuesta es afirmativa, lo primero que deberías hacer es centrarte en las tareas para las que tienes talento, aquellas funciones que te permitirán seguir creciendo con tu empresa en todos los niveles: creación de nuevos productos o servicios, ejecución de determinadas funciones, reuniones con proveedores…

Cuenta con un back office para las tareas administrativas que te quitan mucho tiempo ya que, eso conllevará retrasar tus funciones principales y por tanto impedirá el crecimiento de tu negocio.

¿Te has planteado qué áreas de tu empresa pueden ser desarrolladas por un back office?

Estas son las mejores áreas de trabajo:

- Administración

- Facturación y contabilidad

- Marketing y publicidad

- Área de gestión

- TI y tecnología

Funciones de un Back office

Una vez sabemos las áreas en las que un back office puede desarrollar la actividad o actividades de una empresa, ¿cuáles son sus funciones principales?

Como se comentaba con anterioridad, el objetivo principal de un back office es la gestión y seguimiento de todas las áreas que no generan ingresos de forma directa a la empresa, pero que son imprescindibles para que el negocio funcione a la perfección. El concepto de back office se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, ya sean multinacionales o pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar sus procesos y obtener el máximo rendimiento acelerado de los recursos.

En el ámbito de la administración, las funciones para la gestión pueden englobar desde la organización de la plantilla hasta los recursos humanos de la empresa.

Por otro lado, en el área de facturación y contabilidad, las funciones de un back office será la realización de facturas, recalculación de las mismas, aplicación de abonos…

En marketing y publicidad un back office desarrollará toda la estrategia de ventas, campañas y ejecución publicitaria de una empresa, ya sea a corto o medio plazo y por canales digitales o convencionales.

El área de gestión podrá tener diversas funciones dependiendo de la tipología de la empresa. Estas englobarán desde la gestión de pedidos, gestión de cobros, impagos, emails con los clientes…

TI y tecnología supondrá integrar un back office especializado en el control de softwares, hardwares o ecommerces y digital en el caso de negocios online.

Servicio de Back office

Si acabas de empezar con tu negocio o tu objetivo es escalar tu pequeña, mediana o gran empresa, queda claro que un back office te va a ayudar y va a aportar solución en la ejecución de tareas y responsabilidades que suponen mayor gasto de tiempo y que en muchas ocasiones, requieren de una especialización.

Pero, ¿integro dentro de mi plantilla una o varias figuras para el back office o lo subcontrato a una empresa especializada?

¿Por qué externalizar el servicio de Back office?

No todas las empresas pueden hacer el esfuerzo de contratar debido a todos los pagos que conlleva la contratación. Por ese motivo, la subcontratación se vuelve la mejor opción y la más viable, al suponer un ahorro directo en los costes. Además, una empresa especializada te ofrecerá a los mejores trabajadores de un área determinada por lo que, no tendrás que invertir tampoco en la búsqueda de talento.

Externalizar el servicio de back office no solo supondrá una ayuda en tu trabajo diario y escalabilidad empresarial sino que además, reportará una serie de ventajas tales como:

3 Ventajas de un Back Office

1- Ahorro de costes: subcontratar un servicio de back office supone la posibilidad de expandir tu presupuesto ya que, si lo que estas pensando es en contratar una persona para integrarla en la plantilla de tu equipo, el coste se disparará. ¡Confía en una empresa con experiencia y recorrido que ponga en tus manos a los mejores profesionales!

2- Flexibilidad: subcontratar las tareas conlleva mayor flexibilidad en la asignación de trabajo. Ten en cuenta que al subcontratar una empresa para el servicio de back office, estás también contratando una adaptación a las cargas de trabajo cuando sean altas o bajas. ¿Qué opciones tienes para subcontratar?

· Subcontrata por tiempo: un mes, dos meses, un año…

· Subcontrata por horas: 4 horas al día, 8 horas al día…

· ¿Trabajo presencial en tu empresa, en la empresa a la que subcontratas o en remoto? Tu eliges la modalidad. Claro está que habrá funciones que no quedará más remedio que desarrollarlas en tus oficinas pero si te preocupa la falta de espacio y/o de tecnología, ¡no te preocupes! La empresa subcontratada le podrá aportar el material de trabajo así como un espacio físico en sus oficinas para realizar el desarrollo de sus funciones.

3- Gana tiempo y focaliza: tu tiempo es valioso. El tiempo no se puede comprar ni recuperar. La externalización de tu back office va a suponer que puedas focalizar todo tu tiempo en dedicarte a las tareas más importantes que harán crecer tu negocio.

¿Necesitas un back office para tu hotel?, ¿o un backk office para banca?, ¿tal vez un back office para e-commerce?. Sea del sector que sea tu empresa, podemos ayudarte.

Desde angel24 llevamos años trabajando con empresas de diferentes tipologías en el ámbito nacional, ofreciendo un servicio especializado de back office. Tan solo, cuéntanos tus necesidades y nos pondremos a trabajar para encontrar la mejor solución que se adapte a tu empresa.