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Uno de los elementos que más manejan las empresas son los documentos. Kilos y más kilos de papeles que ocupan espacio, que deben ser guardados obligatoriamente por Ley un largo periodo de tiempo y que deben estar perfectamente localizables. Una tarea nada fácil para todas aquellas organizaciones con escasa capacidad de almacenamiento.Para todos los problemas que derivan de este hecho existe la gestión documental.
Empresas especializadas, como es el caso de angel24, se dedican a la recogida, clasificación, codificación, digitalización y custodia de la documentación. Todo el ciclo de vida del papel queda cubierto con estas acciones. Hoy queremos dejar a un lado los procesos que intervienen en esta actividad para hablar de sus ventajas para todas aquellas organizaciones que deciden externalizar este servicio. La primera de ellas es la optimización de costes ya que estos pasan de ser fijos a variables. ¿Cómo? Reduciendo los costes de infraestructura y los salariales. Además, se racionalizan los costes de personal, se reducen otros gastos como los de mantenimiento y seguridad. Otro de los costes que se eliminan son los costes de pólizas de seguros, de alquiler de almacén, etc.Al delegar la gestión y custodia documental, la empresa contratante gana espacio en sus instalaciones.
Se eliminan las estanterías llenas de carpetas y papeles y, esos metros ganados, pueden cambiar por completo el aspecto de las instalaciones.Se evitan trámites y sanciones. Las normas se cumplen en nuestras instalaciones, así que la empresa puede despreocuparse de las cuestiones legales que atañen a la custodia documental.Asimismo, minimizará riesgos como pérdidas de documentación, robo, destrucciones accidentales, etc. Las instalaciones de una organización que se dedica a la gestión documental están preparadas específicamente para la protección de documentos.
Todos los archivos se conservan en perfecto estado ya que están resguardados de la humedad, el efecto de la temperatura e incluso de la iluminación.Y todo ello bajo una atenta mirada vigilante. En las instalaciones siempre hay un estricto control de accesos e incluso circuito cerrado de televisión (CCTV)Por último, y otras de las grandes ventajas de externalizar la gestión documental es el fácil acceso a esa documentación. Toda la información, además de ser almacenada, puede ser digitalizada para poder acceder a ella a través de aplicaciones web de consulta y solicitud. La empresa puede personalizar los accesos a la información y, de esta forma, optimizan su tiempo y aumentan su capacidad de gestión sin tener que hacer todo el desarrollo ya que, el producto que necesitan, está disponible.Cada organización es un mundo y, lo bueno de este servicio de custodia documental, es que puede personalizarse en cualquiera de sus puntos. Una empresa puede requerir el almacenamiento, pero no la digitalización o, al revés. La flexibilidad del servicio abre todo un abanico de posibilidades para los que requieren de ayuda con sus datos y documentos.
¿Necesitas saber más?Consúltanos en info@angel24.es
Etiquetas: Back office
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La gestión documental atañe a todas las empresas, sea cual sea su área de acción. Todas reciben y generan datos y documentos más o menos relevantes que permiten la gestión de su actividad de manera ágil y cumpliendo todas las exigencias que la legislación dictamina. En la era en la que estamos, no tener esa gestión documental digitalizada sería una auténtica lástima y, por ello, se requiere hacer un gran ejercicio antes de decantarse por un aliado para realizar esta ardua tarea en la que están implicados todos los departamentos de la organización.Por eso, si estás pensando en un modo de agilizar la organización de ese flujo constante de información, te recomendamos que tomes con calma la decisión y tengas en cuenta todos los aspectos que a continuación te detallamos.
Identifica cómo trabajas y qué necesitas
Ya sabes que tu empresa necesita un gestor documental, pero ¿has pensado cuáles son tus necesidades reales? Cada posible proveedor te mostrará las opciones que ellos plantean, pero, por muy innovadoras que sean, quizás no se ajusten a lo que realmente necesitas. Por eso, déjate aconsejar, haz una auditoría interna que te permita detectar cuáles son las necesidades reales de tus profesionales, qué requieren para agilizar su trabajo y cómo se relacionan entre ellos para comunicarse.
Los usuarios, en el centro del cambio
Tras la primera fase de identificación, ten presente a los profesionales durante todo el proceso. Escucha sus ideas e identifica cómo manejan la información cada uno de ellos. De esto modo, podrás optimizar los procesos e, incluso, crear nuevos protocolos en la gestión de tus datos y documentos.Implanta el cambio
Esta es la parte más sensible del proceso. El cambio cultural que requiere la adopción de nuevos sistemas de gestión en una empresa requiere de mucha educación, repetición y crear manuales para que los trabajadores puedan usar las nuevas herramientas maximizando sus propiedades. Los más adelantados podrán ser la avanzadilla del cambio y, a modo de cascada, empapar con sus conocimientos a los más rezagados de la organización.En esos primeros momentos de cambio hay que estar atentos y evitar la caída en atajos o sistemas que no optimizan el uso del nuevo sistema de gestión documental.
Integra herramientas
Es común creer que con la implantación de un gestor documental nuevo vamos a tener que dejar de usar las herramientas, programas u otros sistemas que utilizamos para otras áreas de la empresa. Lejos de esa realidad, actualmente los gestores pueden integrarse con otras herramientas, lo que da más flexibilidad a tu negocio y permite que sigas creciendo sin renunciar a los sistemas que realmente te funcionan.En conclusión, si estás pensando en aumentar la productividad, ganar flexibilidad, gestionar mejor tus datos y documentos sin renunciar al crecimiento continuo de tu negocio y respetando en todo momento el RGPD, escucha lo que los proveedores te tienen que contar, déjate aconsejar por sus consultores, prepara un buen dossier con las mayores inquietudes de tu empresa y no tengas miedo a lanzarte a una mejora sustancial en tu día a día.
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