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Optimiza la gestión documental de tu empresa

La gestión documental atañe a todas las empresas, sea cual sea su área de acción. Todas reciben y generan datos y documentos más o menos relevantes que permiten la gestión de su actividad de manera ágil y cumpliendo todas las exigencias que la legislación dictamina.  

En la era en la que estamos, no tener esa gestión documental digitalizada sería una auténtica lástima y, por ello, se requiere hacer un gran ejercicio antes de decantarse por un aliado para realizar esta ardua tarea en la que están implicados todos los departamentos de la organización.

Por eso, si estás pensando en un modo de agilizar la organización de ese flujo constante de información, te recomendamos que tomes con calma la decisión y tengas en cuenta todos los aspectos que a continuación te detallamos. 


Identifica cómo trabajas y qué necesitas

Ya sabes que tu empresa necesita un gestor documental, pero ¿has pensado cuáles son tus necesidades reales? Cada posible proveedor te mostrará las opciones que ellos plantean, pero, por muy innovadoras que sean, quizás no se ajusten a lo que realmente necesitas. Por eso, déjate aconsejar, haz una auditoría interna que te permita detectar cuáles son las necesidades reales de tus profesionales, qué requieren para agilizar su trabajo y cómo se relacionan entre ellos para comunicarse.


Los usuarios, en el centro del cambio

Tras la primera fase de identificación, ten presente a los profesionales durante todo el proceso. Escucha sus ideas e identifica cómo manejan la información cada uno de ellos. De esto modo, podrás optimizar los procesos e, incluso, crear nuevos protocolos en la gestión de tus datos y documentos.

Implanta el cambio

Esta es la parte más sensible del proceso. El cambio cultural que requiere la adopción de nuevos sistemas de gestión en una empresa requiere de mucha educación, repetición y crear manuales para que los trabajadores puedan usar las nuevas herramientas maximizando sus propiedades. Los más adelantados podrán ser la avanzadilla del cambio y, a modo de cascada, empapar con sus conocimientos a los más rezagados de la organización.

En esos primeros momentos de cambio hay que estar atentos y evitar la caída en atajos o sistemas que no optimizan el uso del nuevo sistema de gestión documental.

Integra herramientas   

Es común creer que con la implantación de un gestor documental nuevo vamos a tener que dejar de usar las herramientas, programas u otros sistemas que utilizamos para otras áreas de la empresa. Lejos de esa realidad, actualmente los gestores pueden integrarse con otras herramientas, lo que da más flexibilidad a tu negocio y permite que sigas creciendo sin renunciar a los sistemas que realmente te funcionan.

En conclusión, si estás pensando en aumentar la productividad, ganar flexibilidad, gestionar mejor tus datos y documentos sin renunciar al crecimiento continuo de tu negocio y respetando en todo momento el RGPD, escucha lo que los proveedores te tienen que contar, déjate aconsejar por sus consultores, prepara un buen dossier con las mayores inquietudes de tu empresa y no tengas miedo a lanzarte a una mejora sustancial en tu día a día.

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